Proces zakupu kas fiskalnych: co warto wiedzieć przed podjęciem decyzji?

Rozpoczęcie prowadzenia działalności zazwyczaj wiąże się z koniecznością rejestrowania każdej sprzedaży i zakupu w tym celu kasy fiskalnej. Takich urządzeń jest jednak całkiem sporo – zarówno na rynku pierwotnym, jak i wtórnym. Co należy wiedzieć o kasach fiskalnych? Jak wybrać odpowiednią do charakteru prowadzonej działalności? W dokonaniu wyboru pomoże ten artykuł!

Każda kasa fiskalna podczas rejestrowania sprzedaży drukuje paragon dla klienta oraz zapisuje jego kopię. Takie kopie dawniej umieszczane były na dodatkowej rolce papieru, a później w formie elektronicznej na karcie SD. Obecnie chcąc kupić nowe urządzenie fiskalne, można zaopatrzyć się wyłącznie w kasę fiskalną typu online, która nie zapisuje kopii paragonów na papierze ani na karcie, tylko w specjalnej pamięci chronionej. Wysyła je także bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas – systemu zarządzanego przez Krajową Administrację Skarbową. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku rynku wtórnego – tam nadal prowadzona jest sprzedaż kas fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii.

Choć nie wszystkie branże są jeszcze zobowiązane do korzystania z urządzeń online, nie poleca się kupowania modeli starszego rodzaju – każdego roku coraz więcej firm zostaje zobligowanych do wymiany kasy na online, dlatego można się spodziewać, że za kilka lat nastąpi naturalne przejście na sprzedaż wyłącznie kasami tego typu. Nie warto więc wydawać niepotrzebnie pieniędzy na urządzenie, które i tak będzie trzeba wymienić za pewien czas, tym bardziej że w tym momencie tylko na zakup kasy online można uzyskać ulgę.

Wszyscy przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają korzystanie z kasy fiskalnej online, mogą uzyskać zwrot części kwoty przeznaczonej na jej zakup. Taka ulga może wynieść nawet 90% ceny netto urządzenia, choć maksymalnie będzie to 700 zł. Jak uzyskać zwrot? W przypadku przedsiębiorców rozliczających VAT wystarczy złożyć wniosek do urzędu skarbowego, a następnie odliczyć kwotę wydaną na zakup kasy w deklaracji VAT. Natomiast nievatowcy podają dodatkowo w składanym wniosku numer konta bankowego, na który zostanie przelana odpowiednia kwota.

Decydując się na zakup urządzenia online, należy zapewnić mu stałe połączenie z internetem, aby mogło regularnie wysyłać dane do CRK. W tym celu kasa fiskalna online może korzystać z sieci WiFi, transmisji GPRS, kabla sieciowego albo NetShare (połączenia z internetem poprzez komputer i kabel USB). Wybierając kabel sieciowy, można liczyć na stabilne połączenie i szybki transfer –  takie rozwiązanie wiąże się jednak z większą liczbą kabli plączących się w miejscu sprzedaży. Jeśli ważniejsza jest możliwość łatwego przenoszenia kasy, lepiej będzie zdecydować się na połączenie WiFi lub GPRS. Transmisja GPRS sprawdzi się natomiast świetnie w przypadku wszelkich biznesów mobilnych, gdzie połączenie za pomocą kabla albo uruchomienie routera WiFi byłoby znacznie utrudnione.

Do rejestrowania sprzedaży nie służą wyłącznie kasy fiskalne – równie dobrze można wystawiać paragony z pomocą systemu POS oraz drukarki fiskalnej. System POS (Point Of Sale) to centrum zarządzania działalnością – pozwala zarówno na kontrolowanie oraz modyfikację zamówień (w gastronomii), jak również na sprawdzanie stanów magazynowych, rozliczanie czasu pracy pracowników czy przyjmowanie reklamacji. Najczęściej spotyka się go w lokalach gastronomicznych, gdzie kluczowa jest jednoczesna realizacja kilku zamówień, lecz docenia się go także w sprzedaży detalicznej czy hotelach. Wszystko dzięki możliwości dopasowania systemu POS do swoich oczekiwań i charakteru działalności – na rynku dostępnych jest bowiem wiele rodzajów tych systemów dedykowanych dla konkretnych branż.

System POS składa się z ekranu pozwalającego na szybkie dodawanie konkretnych pozycji do paragonu oraz z co najmniej jednej drukarki fiskalnej, która pozwoli na drukowanie paragonów fiskalnych. W przypadku mniejszych firm można również zdecydować się na urządzenie SAIO (System All In One), który w jednej obudowie łączy system POS, dotykowy ekran i drukarkę fiskalną. Jest to rozwiązanie dedykowane dla małej gastronomii i niewielkich sklepów.

Od początku 2022 roku wszyscy przedsiębiorcy zobligowani do zapewnienia swoim klientom płatności bezgotówkowych. Najłatwiej spełnić ten obowiązek, zaopatrując się w terminal płatniczy. Takie urządzenie można połączyć z wybraną kasą fiskalną lub systemem POS, dzięki czemu nie będzie konieczne ręczne wpisywanie kwoty do zapłaty na terminalu, a to ograniczy ryzyko pomyłki.

Wybierając sklep z kasami fiskalnymi, warto więc zwrócić uwagę na taki, który prowadzi również sprzedaż terminali (https://mico.pl) – w ten sposób będzie można zaopatrzyć się w zintegrowany system sprzedaży, który znacznie ułatwi funkcjonowanie każdej firmy. Nie trzeba również martwić się o większe koszty związane z korzystaniem z terminala – nadal obowiązuje program Polska Bezgotówkowa, w ramach którego można otrzymać terminal płatniczy na rok za darmo i w ten sposób wypróbować, czy będzie to dobre rozwiązanie w przypadku danej firmy.